Objeto

Contratar proveedor para suministro de equipos tecnológicos a nivel nacional.

Fecha de publicación

Viernes 11 de abril de 2025

Fecha límite de envío de preguntas

Lunes 21 de abril de 2025 – 8:00 am

Fecha límite de envío de respuestas

Martes 22 de abril de 2025 – 09:00 am

Fecha límite de envío de propuestas

Lunes 28 de abril de 2025 – 8:00 am

A. DESCRIPCIÓN TÉCNICA

A continuación, se especifican los equipos que se necesitan cotizar por parte del proponente, así:

1. Equipos de cómputo, con las siguientes características técnicas:

Laptop

Marcas: Modelos de nivel empresarial de Dell y Lenovo, como Dell Latitude, Vostro o XPS; Lenovo de las series X, T, P, E o L. Se prefiere Lenovo.

Sistema Operativo: Windows 10 Professional Edition de 64 bits, en idioma local o en inglés.

Procesador: Intel i7 de doble núcleo o superior.

Memoria (RAM): 16 GB o más (expandible cuando sea posible).

Almacenamiento: 512 GB o más (se prefiere unidad de estado sólido (SSD) si es viable).

Tarjeta de red: Tarjeta inalámbrica tipo AC de doble banda (Wi-Fi); tarjeta cableada 100/1000 (Ethernet).

Tamaño/tipo de pantalla: 13 y 14 pulgadas, pantalla no táctil.

Chip TPM: versión 1.2 o superior.

Cámara: cámara integrada de 720p o superior.

Energía: batería de 6 horas o más; fuente de alimentación de 100–240 V.

Puertos: 1 HDMI o 1 VGA; 2 o más puertos USB.

Teclado: teclado localizado en español.

Recomendado: compatibilidad con estación de acoplamiento (docking port) y procesadores de 11.ª o 12.ª generación.

Garantía

Cobertura: Cobertura a través de un distribuidor en Colombia, para reemplazo de piezas por defectos de fábrica como mínimo. Se puede adquirir cobertura adicional por daños accidentales cuando sea posible.

Duración: mínimo 1 año. Recomendado: cobertura de 3 años, si es posible.

2. Pantallas/Monitores

Marcas: modelos de Samsung y Lenovo

Tamaño/tipo de pantalla: 22", 24" y 27" pulgadas, pantalla no táctil

Conexión: HDMI y VGA

Conectividad: D-SUB y HDMI

Garantía

Cobertura: Cobertura a través de un distribuidor en Colombia para el reemplazo de piezas por defectos de fábrica como mínimo. Se puede adquirir cobertura adicional por daños accidentales cuando sea posible.

3. Impresora multifuncional

Marcas: Modelos de nivel empresarial de Ricoh, Hewlett Packard

Conexión: Ethernet y Wi-Fi Ethernet 10 base-T/100 base-TX/1000 base-T, USB Host 2.0, LAN inalámbrica (IEEE 802.11a/b/g/n), NIC adicional (segundo puerto), tarjeta USB extendida, convertidor de formato de archive o superior

Entornos Windows: 1, Windows® 11, Windows® Server 2008, Windows® Server 2008R2, Windows® Server 2012, Windows® Server 2012R2, Windows® Server 2016

Multifuncional: Copiadora, Escaner, Fax

Bandejas de entrada: 2 Bandejas, Tamanho de papel: 5.5" x 8.5" - 8.5" x 14" (A6-A4, B6-B5); Peso del papel: 14-58 lb. Bond (52-220 g/m²) capacidad de 250 a 500 hojas

Garantía:

Cobertura: a través de un distribuidor en Colombia para el reemplazo de piezas por defectos de fábrica como mínimo (con opción de cobertura adicional por daños accidentales).

Duración: mínimo 1 año, con la recomendación de considerar una extensión a 3 años si es factible.

4. Celulares/Tablets

Celulares

Marcas: Samsung, Lenovo, Apple

Sistema Operativo: Android (versión reciente), iOS (versión reciente)

Memoria RAM: 6 GB o superior

Almacenamiento Interno: 64 GB o superior (expandible si aplica)

Conectividad: Wi-Fi, 4G/5G, Bluetooth 5.0 o superior

Pantalla: mínimo 5,5" con resolución Full HD o superior

Autonomía de Batería: un día completo de uso regular

Tablets

Marcas: Samsung, Lenovo, Apple

Sistema Operativo: Android (versión reciente), iOS (versión reciente)

Memoria RAM: 4 GB o superior

Almacenamiento Interno: 64 GB o superior (expandible si aplica)

Conectividad: Wi-Fi, 4G/5G (si se requiere), Bluetooth 5.0 o superior

Pantalla: mínimo 8" con resolución Full HD o superior

Autonomía de Batería: al menos 8 horas de uso continuo

Garantía:

Cobertura: a través de un distribuidor en Colombia para reemplazo de piezas por defectos de fábrica (posible cobertura adicional por daños accidentales)

Duración: mínimo 1 año, con recomendación de 3 años si es factible

5. Periféricos

Marcas: Logitech, Sony, Samsung, Lenovo, HP, Dell

Tipo de Periféricos: Teclados, mouse, parlantes, webcams, base refrigerante, base reclinable, memoria USB, discos externos, patch cord, hub usb 7 en 1 u 8 en 1, discos externos, memoria RAM para portátil, disco ssd m2, cable hdmi

Tipo de Conexión: Alámbricos (conector de 3,5 mm) o inalámbricos (Bluetooth 5.0 o superior)

Funciones Adicionales (Opcional): Micrófono integrado, cancelación de ruido, controles de volumen y reproducción en el cable o en el auricular

Compatibilidad: Dispositivos móviles (Android, iOS), computadoras (Windows, macOS)

Conexión: USB, inalámbrica (2.4 GHz o Bluetooth), según corresponda

Compatibilidad: Sistemas operativos Windows, macOS, y dispositivos móviles, dependiendo del periférico

Funciones Adicionales (Opcional): Teclado retroiluminado, teclas multimedia, mouse con DPI ajustable, webcams con resolución HD o superior

Garantía

Cobertura: Cobertura a través de un distribuidor en Colombia para el reemplazo de piezas por defectos de fábrica como mínimo (con la opción de cobertura adicional por daños accidentales).

Duración: Mínimo 1 año, con la recomendación de extender la garantía hasta 3 años cuando sea factible.

NOTA: Cotizar cada uno de los ítems por unidad. En caso de que se aplique descuento por compra de varias unidades, por favor especificar los rangos para los que se aplican los respectivos descuentos.

B. CARACTERÍSTICAS DE LA PROPUESTA

Documentos para presentar:

1.Propuesta económica la cual debe incluir el costo de todos los equipos puestos en la oficina Bogotá.

2.Especificaciones técnicas de la oferta la cual debe incluir:

2.1Características específicas para cada uno de los equipos tecnológicos requeridos.

2.2 Especificaciones de preventa y posventa.

3. Formas de pago (en caso de no poder aceptar lo especificado en el inciso Pago) así como requisitos para acceder a crédito y duración del trámite.

4. Dos certificaciones comerciales de suministros relacionados con el objeto del presente. Deseable del sector humanitario.

5. RUT / actividad económica acorde al objeto del presente.

6. Portafolio de servicios adicionales a los cotizados.

Presentación de las propuestas

Las preguntas deberán ser enviadas a los correos sofia.ceballos@hias.org y fernanda.rodriguez@hias.org y johan.osma@hias.org.

Las propuestas deberán registrarse en la plataforma de www.hias.org en el link que contiene el presente documento. Es importante tener en cuenta diligenciar los datos básicos solicitados y adjuntar los documentos requeridos. Existen 3 espacios para subir 1 documento en cada espacio, por favor tener presente:

Espacio de CV – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb de la propuesta económica.

Espacio de Cover Letter – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb de todas las especificaciones técnicas requeridas.

Espacio de Additional files – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con los demás documentos requeridos en la convocatoria.

Contratación

Estos términos de referencia y la propuesta presentada por el proveedor, para los casos que aplique de acuerdo con nuestro proceso de adquisición, se establecerán como base para la firma del contrato por ambas partes, el cual contendrá las obligaciones de cada una de las partes e implicaciones de ley.

Pago

Fundación HIAS Colombia, se comprometerá a pagar el valor correspondiente a la adquisición de acuerdo con lo presentado por el proveedor y aprobado por el comité de evaluación de los proveedores. Manejamos como política de pago un plazo máximo de 30 días calendario posterior a recepción a conformidad de los productos y factura(s). Del valor del contrato se harán todos los descuentos de la ley colombiana para el tipo de adquisición contratada.

Claridades de las propuestas

Fundación HIAS Colombia, en los casos en que sea necesario, solicitará claridad de la documentación presentada por los proveedores siempre y cuando esta solicitud no vaya en detrimento de la competencia leal entre los proveedores presentados o las aclaraciones no impliquen cambios sustanciales en estos documentos, garantizando así una evaluación equitativa como lo estipula nuestra política de adquisición.

Documentos legales adicionales para presentar posterior a la selección del proveedor

1. Cámara de comercio (si aplica)

2. Documento de identidad del Representante legal

3. Certificación bancaria (deberá coincidir con la razón social del RUT)

4. Estados financieros último corte

Fundación HIAS Colombia aclara que la publicación del presente documento no constituye obligación para la continuidad del proceso, el cual en cualquier momento podrá ser suspendido, modificado o cancelado.