FUNDACIÓN HIAS COLOMBIA

Términos de Referencia

En HIAS apoyamos a las personas refugiadas y migrantes para que construyan una nueva vida y se reúnan con sus familiares en condiciones de seguridad y libertad. En Colombia estamos desde el año 2019 desarrollando programas que buscan cumplir los objetivos de HIAS. Actualmente nuestras oficinas se encuentran en Arauca, Barranquilla, Bogotá, Cali, Cúcuta, Ipiales, Necoclí, Ocaña, Pasto, Popayán, Pereira y Saravena, además de ejecutar proyectos en Medellín y Cartagena.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Proveedor nacional para exámenes médicos ocupacionales

Objeto

Contratar una IPS (Institución Prestadora de Servicios de Salud) con enfoque en exámenes médicos ocupacionales, para la realización de diferentes exámenes a los colaboradores de la Fundación HIAS Colombia.

Fecha de publicación

Viernes 12 de abril de 2024

Fecha límite de envío de preguntas

Domingo 5 de mayo de 2024

Fecha límite de envío de respuestas

Lunes 6 de mayo de 2024

Fecha límite de envío de propuestas

Miércoles 8 de mayo de 2024

Descripción Técnica

A.1. Objeto del contrato

Los exámenes ocupacionales son actos médicos que buscan el bienestar del trabajador de manera individual y que orientan las acciones de gestión para mejorar las condiciones de salud y de trabajo, interviniendo el ambiente laboral y asegurando un adecuado monitoreo de las condiciones de salud de los trabajadores expuestos, además de cumplir con un requisito legal, deberán contribuir al diagnóstico temprano, antes que aparezcan las manifestaciones clínicas, de enfermedades de posible origen laboral y de enfermedades de origen común que pudieran ser agravadas por las condiciones de trabajo.

De acuerdo con la Resolución 2346 del 11 de Julio de 2007 del Ministerio de la Protección Social, las evaluaciones médicas ocupacionales que debe realizar el empleador público y privado en forma obligatoria son como mínimo, las siguientes: evaluación médica preocupacional o de preingreso, evaluaciones médicas ocupacionales periódicas (programadas o por cambio de ocupación) y evaluación médica postocupacional o de egreso. Adicionalmente, el empleador deberá ordenar la realización de otro tipo de evaluaciones médicas ocupacionales, tales como post – incapacidad o por reintegro.

A.2. Generalidades de la IPS

• Que la IPS realice: Exámenes de ingreso, de retiro, periódicos, de post incapacidad.
• Que la IPS cuente con: Copia de licencia de habilitación para la realización de exámenes médicos ocupacionales, Certificación de Custodia y Guarde de Historias Clínicas.
• Que la IPS cuente con: Documentación Legal de Constitución, Personal certificado con licencia de SST e idóneo para practicar los exámenes requeridos, Cobertura Nacional especialmente en las ciudades relacionadas en el apartado A., Capacidad para agendamiento de citas de manera oportuna.

A.3. Ciudades/municipios de cobertura

• Bogotá
• Barranquilla
• Necoclí
• Turbo
• Cali
• Pasto
• Ipiales
• Popayán
• Pereira
• Cúcuta
• Ocaña
• Arauca
• Saravena
• Medellín
• Cartagena

A.4. Tipología de los exámenes médicos requeridos

• Optometría.
• Salud ocupacional con énfasis Osteomuscular.
• Audiometría.

Para el cargo de conductor aplican los anteriores y adicional: examen psicosensométrico, examen de coordinación motriz, examen de alcoholimetría, examen de drogas, prueba teórica y práctica de maniobralidad en conducción y en ocasiones un electrocardiograma a las personas mayores de 40 años.

A.5. Productos esperados

• Certificado de examen médico ocupacional que contenga en la descripción: exámenes realizados, concepto de valoración médica, restricciones, recomendaciones generales y laborales, recomendaciones de incluir un Programa de Vigilancia epidemiológica, entre otros.
• Cumplimiento de entrega de informe de condiciones de salud según la Resolución 2346 2007.
• Cumplimiento de entrega a tiempo de los certificados médicos.
• Certificación de la custodia de las Historias Clínicas

Características de la propuesta

B.1. Documentos para presentar:

• Licencia de habilitación para la realización de exámenes médicos ocupacionales.
• Certificación de Custodia (habilitación del Ministerio de Salud) y Guarde de Historias Clínicas (Carta emitida por la IPS).
• Propuesta económica, especificando costo por tipología de examen médico, en cada ciudad de cobertura.
• Propuesta técnica que abarque: Procedimiento para el agendamiento de citas y tiempo de respuesta.
• RUT con fecha de impresión del año 2024 / Actividad económica acorde al objeto del presente.

B.2. Presentación de las propuestas

• Las propuestas deberán registrarse en la plataforma de www.hias.org en el enlace que referencia esta convocatoria. Es importante tener en cuenta diligenciar los datos básicos solicitados y adjuntar los documentos requeridos. Existen 3 espacios para subir 1 documento en cada uno de ellos. Por favor tener presente:
• Espacio de CV - Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb de: La Licencia de Habilitación, la Certificación de Custodia y Guarde de Historias Clínicas.
• Espacio de Cover Letter - Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con la propuesta económica y técnica.
• Espacio de Additional Files - Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con los demás documentos requeridos.
• Las preguntas relacionadas con dudas o comentarios adicionales a la información brindada en estos términos deberán ser enviadas a los correos: yuly.silva@hias.org; luisa.pino@hias.org; sofia.ceballos@hias.org

B.3. Contratación

Estos términos de referencia y la propuesta presentada por el proveedor, para los casos que aplique de acuerdo con nuestro proceso de adquisición, se establecerán como base para la firma del contrato por ambas partes, el cual contendrá las obligaciones de cada una de las partes e implicaciones de ley.

B.4. Pago

HIAS, se comprometerá a pagar el valor correspondiente a la adquisición de acuerdo con lo presentado en la propuesta económica y aprobado por el comité de evaluación de los proveedores. Manejamos como política de pago un plazo máximo de 30 días calendario posterior a recepción a conformidad de los productos y factura(s). Del valor del contrato se harán todos los descuentos de la ley colombiana para el tipo de adquisición contratada.

B.5. Claridades de las propuestas

HIAS, en los casos en que sea necesario, solicitará claridad de la documentación presentada por los proveedores siempre y cuando esta solicitud no vaya en detrimento de la competencia leal entre los proveedores presentados o las aclaraciones no impliquen cambios sustanciales en estos documentos, garantizando así una evaluación equitativa como lo estipula nuestra política de adquisición.

B.6. Documentos legales para presentar posterior a la selección del proveedor

• Cámara de comercio (si aplica)
• Documento de identidad del Representante legal (si aplica)
• Certificación bancaria (deberá coincidir con la razón social del RUT)
• Estados financieros del año inmediatamente anterior

B.7. Confidencialidad

El contratista deberá guardar confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de la información a la que tenga acceso para el cumplimiento de la contratación.

B.8. Propiedad Intelectual

Los productos resultados de la consultoría serán propiedad de HIAS, por lo que cualquier uso de la información por personas ajenas se considerará una contravención al contrato suscrito.

La Fundación HIAS aclara que la publicación del presente documento no constituye obligación para la continuidad del proceso, el cual en cualquier momento podrá ser suspendido, modificado o cancelado.