Contexto de la Organización

HIAS trabaja en Venezuela desde hace 16 años, es una organización que trabaja para la protección de las personas refugiadas y comunidades en condiciones de vulnerabilidad.

HIAS apoya a las personas refugiadas para que puedan reconstruir sus vidas y busca que todas las personas sean tratadas con dignidad.

HIAS implementa sus programas de salud mental y apoyo psicosocial, prevención y respuesta a la violencia basada en género, protección legal, agua, saneamiento e higiene, e Inclusión económica, basándose en el enfoque ecológico, multisectorial y del triple nexo, para contribuir a que las personas refugiadas y las comunidades más vulnerables puedan mitigar necesidades, fortalezcan sus capacidades, encuentren soluciones y reconstruyan sus vidas en condiciones de dignidad.

Objetivo:

HIAS requiere contratar de manera temporal y por honorarios profesionales a un Proveedor Técnico de Servicios Administrativos con el fin de apoyar los procesos administrativos, operativos, de contabilidad y financieros en el marco de un proyecto de asistencia en alimentación implementado por la organización.

(Contrato de servicios por 3 meses)

Roles y responsabilidades:

• Apoyar operativamente los procesos administrativos, de contabilidad y financieros gestionados en la sub-oficina de HIAS en El Tigre, de acuerdo con los lineamientos y políticas de la organización.
• Realizar las solicitudes de fondos de los proyectos, y procesarlas con el Departamento de contabilidad y finanzas nacional, según los lineamientos que se establezcan y en los tiempos establecidos.
• Apoyar al personal de la sub-oficina en la identificación y gestión de las necesidades administrativas, financieras y logísticas para la realización de actividades.
• Informar al líder de la sub-oficina sobre los procesos de compra y contratación, solicitudes de gastos de viaje, adquisición de materiales e insumos para actividades, procesos de rendición de gastos, entre otros, para que se realicen de forma oportuna y correcta.
• Procesar y documentar según los lineamientos de la organización las rendiciones de los gastos (rendición de gastos, procesos de compra, logísticos, otros), y los pagos a los proveedores.

§ Gestionar los documentos administrativos, logísticos, contables y financieros para asegurar que cumplen con las disposiciones del país: facturas y demás documentos fiscales, otros.

• Reforzar con el líder de oficina el seguimiento a la asignación y ejecución del presupuesto de los proyectos en conjunto con el liderazgo de la sub-oficina, y elevar las alertas de sub y sobre ejecución.

§ Apoyar en las conciliaciones de presupuestos de los proyectos que así lo requieran.

• Soportar la gestión administrativa y operativa de los procesos de compra y contratación de servicios (identificación de proveedores, solicitudes de cotización, procesamiento, entre otros).

§ Notificar al líder de oficina la gestión administrativa para solucionar las diferentes necesidades de equipos e infraestructura de la sub-oficina.

• Reportar al liderazgo de la sub-oficina y al equipo nacional novedades, necesidades y retos referente al área administrativa.
• Enviar, recibir, archivar y mantener actualizada la información y documentación de los procesos administrativos, operativos, de contabilidad y financieros de la sub-oficina.
• Preparar informes que le sean solicitados.
• Cualquier otra función inherente a las responsabilidades y objetivos del cargo.

Confidencialidad

El/la candidato/ha seleccionado/a deberá garantizar el resguardo adecuado de toda información a la que accederá, administrada y generada en el marco de la contratación. La información recibida por parte del equipo de HIAS deberá ser resguardada y entregada al final de sus servicios, permitiendo la obligación de confidencialidad aún luego de terminar de brindar el servicio.

Cualificaciones y Requerimientos:

• Profesional/Técnico Superior Universitario en Administración de Empresas, Contabilidad o similares.
• Dos años de experiencia en una responsabilidad similar.
• Manejo de computadoras bajo ambiente Windows.
• Manejo de Office, Excel (indispensable)
• Habilidades de comunicación oral y escrita
• Capacidad de trabajo en equipo.
• Capacidad organizativa.
• Capacidad de trabajar bajo presión.