Objeto
Contratar proveedor para suministro de bonos o tarjetas prepagadas de dotación legal, que ofrezcan soluciones seguras, personalizables y flexibles para satisfacer las necesidades de la empresa.

Fecha de publicación
Miércoles 09 de octubre de 2024

Fecha límite de envío de preguntas
Miércoles 16 octubre de 2024 – 2:00pm

Fecha límite de respuesta
Viernes 18 octubre de 2024 - 5:00pm

Fecha límite de envío de propuestas
jueves 24 octubre de 2024 –5:00pm

Fecha Elección Proveedor
Martes 29 de octubre de 2024

Fecha Contratación
Jueves 31 de octubre de 2024

A. Descripción Técnica
A continuación, se especifican los bienes y servicios que se requieren para dar cumplimiento con las reglas según lo que expresa la legislación colombiana, en el Capítulo IV del Código sustantivo del Trabajo, en los artículos comprendidos del 230 hasta el 235, donde reglamenta la dotación como una prestación social que se debe entregar a los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos mensuales legales, garantizando su correcto cumplimiento.

* Bonos o Tarjetas de Dotación: Tarjetas prepagadas que contienen un valor monetario
especifico, que pueden ser utilizada para realizar compras en una tienda especifica o en un grupo de tiendas, que deben ser utilizados exclusivamente para la adquisición de productos como zapatos o vestido de labor. (prendas pensadas para complementar las labores del trabajador.
*No está permitido que estos bonos sean redimibles en dinero.

B. Características de la propuesta
B.1 Documentos para presentar:
1. Propuesta económica la cual debe incluir:
a. Descripción del servicio: Detalles de los bonos que ofrece, incluyendo tipos de tarjetas, valores y características.
b. Precios y Tarifas: Lista de precios para cada tipo de tarjeta, incluyendo cualquier tarifa adicional por servicios como personalización, carga, recarga o perdida.
c. Costos de Implementación: Cualquier costo asociado con la implementación de la
solución, como configuración, integración o capacitación.
d. Costos Recurrentes: Cualquier costo mensual o anual por servicios como
mantenimiento, soporte o actualizaciones.
e. Cobertura con sistemas externos: Integración con sistemas de puntos de venta (POS), Interacción con plataformas de comercio electrónico.
f. Descuentos y Promociones: Cualquier descuento o promoción disponible para grandes volúmenes o compromisos a largo plazo.
g. Condiciones de pago: Términos de pago incluyendo métodos aceptados, plazos y
penalizaciones.
h. Garantías y Respaldo: Cualquier garantía o respaldo ofrecido por el proveedor,
incluyendo soporte técnico y atención al cliente.
2. Especificaciones técnicas de la oferta la cual debe incluir:
a. Características de la plataforma: Especificar si las cotizaciones y facturas se pueden
descargar directamente de la plataforma.
b. Características de las tarjetas: Tipo de tarjeta (física, digital etc.) – Material de la
tarjeta-información impresa de la tarjeta (nombre – logo etc.).
c. Funcionalidades de la tarjeta: Carga y recarga de valores, verificación de saldos,
transacciones permitidas, límite de transacciones.
d. Seguridad y Autenticación: Tipo de autenticación, nivel de seguridad de la tarjeta,
protección contra fraudes y robos.
e. Informes y análisis: Tipos de informes disponibles. - Frecuencia.
f. Horarios de atención al cliente: canales de comunicación (teléfonos, correo
electrónico, tiempo de respuesta promedio.
3. Dos certificaciones comerciales de productos relacionados con el objeto del presente.
4. Portafolio de servicios adicionales a los cotizados.
5. Rut actualizado 2024.

B.2 Requisitos proponente
1. Experiencia de más de 1 año con grandes empresas.
2. Deseable experiencia con empresas del sector humanitario.
3. Tener capacidad de crédito a 30 días
4. Tener incluido en el RUT actividad económica relacionada al objeto del presente.
5. Se Requiere que la facturación sea flexible de acuerdo con las necesidades de la organización. Es decir, se necesitan varias facturas.
6. Actualmente la Fundación HIAS Colombia cuenta con el Certificado de Exención de IVA. En caso de confirmar la adquisición se debe gestionar esta exención, compartiendo de nuestra parte los documentos correspondientes.

B.3 Presentación de las propuestas
1. Las preguntas deberán ser enviadas a liliana.dominguez@hias.org yuly.silva@hias.org, sofia.ceballos@hias.org, yfernanda.rodriguez@hias.org.
2. Las propuestas deberán registrarse en la plataforma de www.hias.org en el link que contiene el presente documento. Es importante tener en cuenta diligenciar los datos básicos solicitados y adjuntar los documentos requeridos. Existen 3 espacios para subir 1 documento en cada espacio, por favor tener presente:
3. Espacio de CV – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb de la (Adjuntar propuesta económica).
4. Espacio de Cover Letter – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con la (Adjuntar
especificaciones técnicas de la oferta).
5. Espacio de Additional files – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con los demás
documentos requeridos en la convocatoria (Adjuntar certificaciones comerciales, Portafolio de servicios y Rut actualizado).

B.4 Contratación
Estos términos de referencia y la propuesta presentada por el proveedor se establecerán como base para la firma del contrato marco por término de un año, el cual contendrá las obligaciones de cada una de las partes e implicaciones de ley.

B.5 Pago
La Fundación HIAS Colombia, se comprometerá a pagar el valor correspondiente a la adquisición de acuerdo con lo presentado por el proveedor y aprobado por el comité de evaluación de los proveedores. Manejamos como política de pago un plazo máximo de 30 días calendario posterior a recepción a conformidad de los productos y factura(s). Del valor del contrato se harán todos los descuentos de la ley colombiana para el tipo de adquisición contratada.

B.6 Claridades de las propuestas
La Fundación HIAS Colombia, en los casos en que sea necesario, solicitará claridad de la documentación presentada por los proveedores siempre y cuando esta solicitud no vaya en detrimento de la competencia leal entre los proveedores presentados o las aclaraciones no impliquen cambios sustanciales en estos documentos, garantizando así una evaluación equitativa como lo estipula nuestra política de adquisición.

B.7 Documentos legales para presentar posterior a la selección del proveedor
1. RUT / actividad económica acorde al objeto del presente.
2. Cámara de comercio (si aplica).
3. Documento de identidad del Representante legal.
4. Certificación bancaria (deberá coincidir con la razón social del RUT).
5. Certificaciones Comerciales (2)
6. Estados financieros.

La Fundación HIAS Colombia aclara que la publicación del presente documento no constituye obligación para la continuidad del proceso, el cual en cualquier momento podrá ser suspendido, modificado o cancelado.