TÍTULO DE POSICIÓN: Administrador de Oficina
TIPO DE COLABORADOR: Tiempo completo

Resumen de la posición:
Soportar la ejecución de los programas que HIAS Panamá, particularmente la operación en Darién ofrece desde la estrategia administrativa y financiera, asegurando el seguimiento de los proyectos garantizando los requerimientos de acuerdo con las normas (fiscales y contables) y las regulaciones del país, los lineamientos establecidos por la oficina central y nuestros donantes.

FUNCIONES ESENCIALES:
• Encargada (o) de realizar un plan de acción a largo plazo para el cumplimiento de las tareas en los tiempos esperados según los proyectos o actividades.
• Persona encargada de la gestión administrativa de los mantenimientos, fumigaciones, reparaciones y selección de los arrendamientos de HIAS.
• Contacto principal de los proveedores de bienes y servicios, velara por el buen funcionamiento de estos (Telefonía, internet, electricidad, entre otros.)
• Gestiona con el personal del proyecto todo lo relacionado con los gastos en cuanto a caja menuda y solicitudes a finanzas.
• Completar el formato de detalle de gastos, donde refleja los movimientos asociados al proyecto en referencia a la caja menuda.
• Revisa y envía las Requisiciones de materiales, mobiliarios o equipos necesarios en los tiempos y parámetros establecidas al sistema correspondiente.
• Revisa y envía las rendiciones en los tiempos acordados y parámetros establecidos en referencia a caja menuda y SDP.
• Lleva el control organizado de los gastos ejecutados de acuerdo con las solicitudes de fondo de la caja menuda a su cargo.
• Archiva documentos contables para uso y control interno.
• Supervisara el cumplimiento de las tareas de limpieza y mantenimiento con el fin de garantizar que el funcionamiento de los espacios de la organización.
• Entre otras actividades no específicas que surjan asociadas a su puesto de trabajo

Cualificaciones y requerimientos:

• Profesional de áreas administrativas (Contabilidad, Administración, Negocios, Finanzas)
• Al menos 2 años de experiencia en posiciones similares
• Un plus, experiencia previa en organización sin fines de lucro (ONGs)
• Conocimientos avanzados de Office 365, y el uso de sus herramientas colaborativas
• Capacidad de trabajo en equipo
• Autonomía y proactividad
• Excelentes habilidades organizativas.

DECLARACIÓN:
Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.
La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.
Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias.
PROCESO DE SELECCIÓN:
Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y de respeto, y realizamos el mayor esfuerzo para responder a cada uno de nuestros aplicantes. Priorizamos comunicación y transparencia con todos nuestros candidatos, incluso con aquellos que no son seleccionados para avanzar en el proceso. Aquí una breve descripción del proceso actual:
Paso 1: Envía tu aplicación mediante nuestra plataforma
Paso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos vía llamada o correo electrónico
Paso 3: Entrevista profunda con Recursos Humanos
Paso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo técnico
Paso 5: Revisión de referencias e investigación laboral
Paso 6: Carta Oferta
Paso 7: Comienza tu viaje profesional en HIAS
Nota: Algunos de nuestros procesos pueden variar, y no todos los candidatos avanzan a las siguientes etapas.
ACERCA DE NOSOTROS:
Por más de cien años, la comunidad judía de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society – Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a los inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.
HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores.

VISION:
HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades.
MISION:
Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.
VALORES:
Welcome • Acogimiento • Hospitalité • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)
Acogemos al extranjero
Justice • Justicia • Justice • ??? (Tzedek)
Perseguimos la Justicia
Empathy • Empatía • Empathie • ??? (Chesed)
Nos acercamos a nuestros clientes con Empatía
Partnership • Compañerismo • Coopération • ?????? (Chevruta)
Creemos en cambiar al mundo a través del Compañerismo
Courage • Coraje • Courage • ???? (Ometz)
Actuamos con Coraje para construir un mundo mejor
Resilience • Resiliencia • Résilience • ??? (Ruach)
Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestra Resiliencia

DIVERSIDAD:
HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido.

SALVAGUARDA:
HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS. No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado. Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas (Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme). En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigación cuando el candidato haya dejado su empleo. Con ello, HIAS también compartirá información cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento. Al enviar esta aplicación, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selección.