Objeto

Contratar un proveedor intermediario en trámite de servicios de transporte aéreo y
alojamiento nacional e internacional, que ofrezca una solución integral y eficiente para
satisfacer las necesidades de la Organización.

-Fecha publicación: Martes 18 febrero 2025 – 10:00am

-Fecha límite de envío de preguntas: Lunes 24 febrero 2025 -5:00pm

-Fecha límite de envío de respuestas: Miércoles 26 febrero 2025 – 5:00pm

-Fecha Límite envío de propuestas: Lunes 3 marzo 2025 -5:00 pm

-Fecha de selección de proveedor: Jueves 6 marzo 2025 – 5:00 pm

-Fecha de Contratación: Lunes 10 marzo 2025 – 2:00pm

A. Descripción Técnica

A continuación, se especifican los servicios que se requieren de transporte aéreo y alojamiento
nacional de alta calidad, seguridad y confiabilidad, que se adapten las necesidades específicas
de la organización, el proveedor deberá cumplir con las características, obligaciones y
condiciones descritas en este documento, garantizando un servicio de alta calidad; el
proveedor seleccionado tendrá la oportunidad de establecer una relación comercial mediante
un contrato marco.
- Servicios de Transporte Aéreo: El servicio aéreo debe ser proporcionado mediante la
reserva y compra de tiquetes aéreos para los destinos y fechas solicitadas, verificando
previamente la disponibilidad de vuelos y asientos, el proveedor debe proporcionar
una cotización detallada y obtener la confirmación y autorización del cliente antes de
realizar la compra, emitiendo posteriormente los boletos aéreos y proporcionando
asistencia en caso de emergencia, así como información de vuelos, horarios, números
de vuelo entre otros, ofreciendo servicios de viaje con altos estándares de calidad.
- Servicios de Alojamiento: El servicio de alojamiento debe proporcionar reserva y
contratación de habitaciones en hoteles o establecimientos similares para las fechas y
destinos solicitados, verificando previamente la disponibilidad y características del
alojamiento, proporcionando una cotización detallada para su aprobación y
confirmación. Garantizando un servicio de alta calidad. Con atención personalizada y
de manera rápida, Proporcionar servicios competitivos, ofreciendo la mejor relación,
calidad-precio. ofreciendo en caso de emergencia, cambio de la reserva.

B. Características de la propuesta

B.1 Documentos para presentar:
1. Propuesta económica la cual debe incluir:
1.1. Para servicio de transporte Aéreo
a. Costos de Administración de viajes: Especificar el valor de la tarifa administrativa de la intermediación de los servicios nacionales e internacionales ofertados.
b. Aerolíneas Asociadas: Especificar las aerolíneas con las cuales se cuenta con convenio
c. Clases de Servicio: Detallar si se ofrecen clases económicas, ejecutiva, primera clase etc
d. Flexibilidad en cambios: Especificar las políticas para cambios en las reservas, cancelaciones etc.
e. Asistencia en aeropuerto: Mencionar si cuentan con asistencia en el aeropuerto.
f. Descuentos y Promociones: Cualquier descuento o promoción disponible para grandes volúmenes o compromisos a largo plazo.
g. Condiciones de pago: Términos de pago incluyendo métodos aceptados, plazos, facturación y penalizaciones.
h. Garantías y Respaldo: Cualquier garantía o respaldo ofrecido por el proveedor, hacia el cliente, incluyendo soporte técnico y atención al cliente.
i. Servicios de atención: Especificar el horario y modelos de atención para la prestación del servicio
j. Aliados: Especificar los diferentes canales de servicios con los que tienen alianzas comerciales.
k. Documentación: Detallar cuáles documentos son necesarios para la solicitud de viajes en las diferentes modalidades.
1.2. Para servicio de Alojamiento:
a. Costos de Administración de alojamiento: Especificar el valor de la tarifa administrativa de la intermediación de los servicios nacionales ofertados.
b. Alojamientos Asociados: Especificar mínimo dos hoteles en las ciudades que cuenten con convenio.
c. Categoría de Hoteles: Detallar las características de los hoteles cotizados.
d. Servicios adicionales: Especificar el tipo de servicios que ofrecen como desayuno, lavandería etc.
B. Características de la propuesta la cual debe incluir
B.1 Documentos para presentar
1. Propuesta económica donde se especifique lo relacionado en los numerales 1.1 y 1.2.
2. Propuesta técnica de la oferta, donde especifique lo relacionado en los numerales 1.1 y 1.2.
3. Dos certificaciones comerciales de productos relacionados con el objeto del presente.
4. Portafolio de servicios adicionales a los cotizados
5. Rut con emisión del año 2025 / Actividad económica acorde al objeto del presente.
6. Documento de identidad del Representante legal.

B.2 Requisitos proponente
1. Experiencia de más de 2 años con grandes empresas.
2. Deseable experiencia con organizaciones del sector humanitario.
3. Tener capacidad de crédito a 30 días calendario, de lo contrario especificar la forma de pago.
4. Tener incluido en el RUT, la actividad económica correspondiente al objeto del presente.
5. Se requiere que la facturación sea flexible de acuerdo con las necesidades de la organización.
6. Actualmente la Fundación HIAS Colombia cuenta con el Certificado de Exención de IVA.
En caso de confirmar la adquisición se debe gestionar esta exención, compartiendo de nuestra parte los documentos correspondientes.

B.3 Presentación de las propuestas
-Las preguntas deberán ser enviadas a liliana.dominguez@hias.org, sofia.ceballos@hias.org, y fernanda.rodriguez@hias.org.
- Las propuestas deberán registrarse en la plataforma de www.hias.org en el link que contiene el presente documento. Es importante tener en cuenta diligenciar los datos básicos solicitados y adjuntar los documentos requeridos. Existen 3 espacios para
subir 1 documento en cada espacio, por favor tener presente:
- Espacio de CV – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb (Adjuntar propuesta económica)
- Espacio de Cover Letter – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb (Adjuntar especificaciones técnicas de la oferta)
- Espacio de Additional files – Adjuntar 1 archivo de máximo 10Mb con los demás documentos requeridos en la convocatoria (Adjuntar certificaciones comerciales, Portafolio de servicios, RUT y CC de representante legal).

B.4 Contratación
Estos términos de referencia y la propuesta presentada por el proveedor se establecerán como base para la firma del contrato marco por término de un año, el cual contendrá las obligaciones de cada una de las partes e implicaciones de ley.
B.5 Pago
La Fundación HIAS Colombia, se comprometerá a pagar el valor correspondiente a la adquisición de acuerdo con lo presentado por el proveedor y aprobado por el comité de evaluación de los proveedores. Manejamos como política de pago un plazo máximo de 30 días calendario posterior a recepción a conformidad de los productos y factura(s). Del valor del contrato se harán todos los descuentos de la ley colombiana para el tipo de adquisición contratada.
B.6 Claridades de las propuestas
La Fundación HIAS Colombia, en los casos en que sea necesario, solicitará claridad de la documentación presentada por los proveedores siempre y cuando esta solicitud no vaya en detrimento de la competencia leal entre los proveedores presentados o las aclaraciones no impliquen cambios sustanciales en estos documentos, garantizando así una evaluación equitativa como lo estipula nuestra política de adquisición.
B.7 Documentos legales para presentar posterior a la selección del proveedor
1. Cámara de comercio.
2. Certificación bancaria (deberá coincidir con la razón social del RUT).
3. Estados financieros.

La Fundación HIAS Colombia aclara que la publicación del presente documento no constituye
obligación para la continuidad del proceso, el cual en cualquier momento podrá ser
suspendido, modificado o cancelado.