TÍTULO DE POSICIÓN: Oficial de Finanzas
TIPO DE COLABORADOR: Tiempo completo DEPARTAMENTO: Administración
DIVISION: Finanzas y Administración
Resumen de la posición:
Bajo la supervisión de la Coordinación Administrativa y Financiera y/o la Gerencia de Finanzas, el/la Oficial de Contabilidad es responsable de asegurar el registro oportuno, preciso y transparente de las transacciones financieras de la organización, en cumplimiento con las políticas internas, los requisitos de los donantes y la normativa legal y fiscal vigente en Panamá.

Su función es clave para el adecuado control financiero de los proyectos y operaciones, abarcando la revisión, clasificación y registro contable de gastos, ingresos, activos y pasivos, así como el seguimiento de presupuestos y centros de costo. El/la Oficial de Contabilidad contribuye a la integridad de la información financiera mediante conciliaciones contables y bancarias, control documental y apoyo en cierres mensuales y anuales.

El rol implica una coordinación constante con equipos programáticos, administrativos y logísticos para validar la elegibilidad y correcta imputación de los gastos, así como la preparación de reportes financieros que respalden la toma de decisiones y los procesos de auditoría interna y externa.
Asimismo, el/la Oficial de Contabilidad apoya el fortalecimiento de los controles internos y la mejora continua de los procesos contables y administrativos, garantizando una gestión financiera responsable, transparente y alineada con los principios de rendición de cuentas de la organización.
Funciones esenciales:

Emisión de Pagos
• Recepta, verifica y registra en el sistema contable las facturas de proveedores.
• Emite egresos contables, cheques y comprobantes de retención
• Registra débitos bancarios
• Recepta y verifica los soportes y requisitos de pagos realizados.
• Recepta y verifica solicitudes de anticipos para la emisión de cheques respectivos.
• Recepta y verifica liquidaciones de gastos para su registro contable y cierre de anticipo

Registro, control y reposición de Cajas Chicas
• Recepta y verifica reportes de reposición y soportes de gastos de cajas chicas
• Revisa y clasifica soportes de gastos de acuerdo con presupuestos para generar las respectivas liquidaciones de compras.
• Realiza el registro contable de gastos y liquidaciones de compras generadas.
• Genera el egreso de reposición de fondos de cajas chicas y coordina la impresión del cheque respectivo.

Gestión contable y control interno
• Brinda soporte y asistencia en temas contables, tributarios y de presupuesto a las localidades.
• Recepta y verifica documentos contables y soportes originales de las localidades frente a reporte (libro bancos) y registros generados en sistema contable. En caso de errores realiza la corrección respectiva en el sistema.
• Elabora el libro de reposición de fondos para las localidades mediante verificación de libro bancos versus mayor contable.
• Genera el egreso y transferencia de reposición de fondos a las localidades.
• Verifica y controla la disponibilidad de fondos de cuentas bancarias de cada localidad.
• Registra costos bancarios y verifica el secuencial de cheques.
• Realiza la conciliación bancaria (Mayor Bancos vs Estados de Cuenta Bancarios)
• Da seguimiento a las partidas conciliatorias.

Gestión global:
• Lleva el archivo y custodio secuencial de comprobantes contables.
• Gestiona y da seguimiento a correcciones de errores y entrega de documentos faltantes de transacciones realizadas en las localidades.
• Prepara documentación requerida en procesos de auditoría (interna y externa).
• Administra y custodia el archivo pasivo global de HIAS en coordinación con el proveedor externo.

3. Nivel de Responsabilidad
Responsabilidad Alto Medio Bajo NA
Bienes y Valores ?
Manejo de información ?
Asesoría y Coordinación ?
Dirección ?

4. Requisitos
• Graduado en Contabilidad, o Cursando último año de estudio en Contabilidad.
• Experiencia mínima de 1 año en gestiones de Contabilidad, Inventarios, entre otros.
• Conocimiento y Experiencia en el uso de Softwares de Contabilidad (por ejemplo: Peachtree, Microsoft GP, net suite)
• Conocimiento Excel avanzado
• Conocimiento de la normativa tributaria vigente será valorada

5. Competencias
• Ética y Valores
• Trabajo en equipo
• Orientación a resultados
• Comunicación
• Adaptabilidad y flexibilidad
• Capacidad de Análisis
• Proactividad y Resolución de problemas
• Trabajo Bajo Presión

DECLARACIÓN:

La presente descripción de puesto tiene como objetivo definir de manera general la naturaleza y el nivel de responsabilidades asociadas al cargo. No constituye una lista exhaustiva de todas las funciones, tareas o competencias requeridas, por lo que estas podrán ajustarse según las necesidades operativas y programáticas de HIAS Panamá.

La posición requiere un alto grado de flexibilidad, adaptabilidad y compromiso, en un entorno dinámico orientado al cumplimiento de metas e indicadores. El/la colaborador(a) deberá sentirse cómodo(a) trabajando bajo presión moderada, con plazos establecidos y en constante interacción con población en situación de vulnerabilidad.

Dada la naturaleza del programa de inclusión económica y microcréditos, el rol puede implicar trabajo tanto en oficina como en campo, así como la participación en actividades cuando las necesidades del programa lo requieran.

Asimismo, se espera disponibilidad para realizar desplazamientos dentro del país, incluyendo comunidades de difícil acceso o en condiciones operativas retadoras, garantizando siempre el cumplimiento de los protocolos de seguridad y salvaguarda establecidos por la organización.

HIAS promueve un entorno laboral basado en la flexibilidad, el trabajo en equipo y el compromiso con el impacto social, por lo que todos los colaboradores pueden ser requeridos para apoyar en diferentes actividades o respuestas programáticas, incluyendo situaciones de emergencia, cuando sea necesario.

PROCESO DE SELECCIÓN:
Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y de respeto, y realizamos el mayor esfuerzo para responder a cada uno de nuestros aplicantes. Priorizamos comunicación y transparencia con todos nuestros candidatos, incluso con aquellos que no son seleccionados para avanzar en el proceso. Aquí una breve descripción del proceso actual:

Paso 1: Envía tu aplicación mediante nuestra plataforma
Paso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos vía llamada o correo electrónico
Paso 3: Entrevista profunda con Recursos Humanos
Paso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo técnico
Paso 5: Revisión de referencias e investigación laboral
Paso 6: Carta Oferta
Paso 7: Comienza tu viaje profesional en HIAS

Nota: Algunos de nuestros procesos pueden variar, y no todos los candidatos avanzan a las siguientes etapas.

ACERCA DE NOSOTROS:
Desde hace más de cien años, HIAS fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a las personas inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.

HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores.

VISION:
HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades.

MISION:
Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.

VALORES:
Welcome • Acogimiento • Hospitalité • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)
Acogemos al extranjero

Justice • Justicia • Justice • ??? (Tzedek)
Perseguimos la Justicia

Empathy • Empatía • Empathie • ??? (Chesed)
Nos acercamos a nuestros clientes con Empatía

Partnership • Compañerismo • Coopération • ?????? (Chevruta)
Creemos en cambiar al mundo a través del Compañerismo

Courage • Coraje • Courage • ???? (Ometz)
Actuamos con Coraje para construir un mundo mejor

Resilience • Resiliencia • Résilience • ??? (Ruach)
Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestra Resiliencia

DIVERSIDAD:
HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido.

SALVAGUARDA:
HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS. No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado. Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas (Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme). En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigación cuando el candidato haya dejado su empleo. Con ello, HIAS también compartirá información cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento. Al enviar esta aplicación, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selección.